Les Archives ont fait paraître un fascicule sur l'archivage dans les administrations. Pour le consulter cliquer ici.

Archiver est une obligation légale pour l'ensemble des services, administrations, établissements publics, associations de service public (Code du patrimoine, art. L 212-1 à 212-3). Les archives permettent pendant la durée d'utilité administrative (DUA) d'établir les droits des usagers et des administrations et d'apporter des preuves en cas de contentieux ou de contrôle financier. Elles sont, par ailleurs, un moyen de conserver la mémoire du département et d'écrire son histoire.

De nombreuses questions peuvent se poser au service : « combien de temps doit-on conserver ces documents dans le bureau ? », « que faire de ces documents, les éliminer ou les verser aux Archives départementales ? »
Tant que les dossiers sont encore dans leur période d'utilité administrative (recours, contrôles possibles), la responsabilité de leur conservation incombe au service qui les a élaborés. C'est au cours de cette période qu'il est recommandé de prendre contact avec les Archives départementales afin de déterminer le sort à réserver à ces dossiers, par la rédaction d'un tableau de gestion. Pour certains services il existe des circulaires qui déterminent le sort des types de documents (destruction, tri, versement aux Archives départementales).

Aucun versement n'est accepté sans transmission préalable d'un bordereau. Il vaut décharge pour le service versant et prise en charge par les Archives départementales. Le service doit rédiger un bordereau de versement identifiant clairement les dossiers afin de faciliter les recherches futures.

En ce qui concerne les éliminations, aucun document ne peut être éliminé sans le visa préalable du directeur des Archives départementales. Tout agent public est responsable pénalement des documents qu'il reçoit ou qu'il créé (Code pénal, art. 432-15). Le service qui souhaite détruire des dossiers établit un bordereau d'élimination ; il atteste ainsi que ces documents n'ont plus d'utilité juridique.

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Pour les services du Conseil général de l'Isère, contactez Marion Guignier (marion.guignier@cg38.fr) et Delphine Petit (delphine.petit@cg38.fr).

Pour les services de la Préfecture, les secteurs de l'agriculture, de l'aménagement, de l'environnement, du social et le secteur hospitalier, contactez Sonia Reymond (s.reymond@cg38.fr).

Pour les secteurs de l'éducation, de l'administration fiscale, de la défense et de la sécurité, de la justice, contactez Luce Bordères (l.borderes@cg38.fr).

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Archives départementales de l'Isère : missions et coulisses
envoyé par ISERE-CULTURE.

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