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Archiver dans une administration

L'archivage : une obligation pour les services


Archiver est une obligation légale pour l'ensemble des services, administrations, établissements publics, associations de service public (Code du patrimoine, art. L 212-1 à 212-3). Les archives permettent pendant la durée d'utilité administrative (DUA) d'établir les droits des usagers et des administrations et d'apporter des preuves en cas de contentieux ou de contrôle financier. Elles sont, par ailleurs, un moyen de conserver la mémoire du département et d'écrire son histoire.

Comment faire ?

De nombreuses questions peuvent se poser au service : « combien de temps doit-on conserver ces documents dans le bureau ? », « que faire de ces documents, les éliminer ou les verser aux Archives départementales ? ».

Tant que les dossiers sont encore dans leur période d'utilité administrative (recours, contrôles possibles), la responsabilité de leur conservation incombe au service qui les a élaborés. C'est au cours de cette période qu'il est recommandé de prendre contact avec les Archives départementales afin de déterminer le sort à réserver à ces dossiers, par la rédaction d'un tableau de gestion. Pour certains services il existe des circulaires qui déterminent le sort des types de documents (destruction, tri, versement aux Archives départementales).

Vous trouverez les principales réponses à vos questions dans notre Petit manuel d'aide à l'archivage dans les administrations publiques et certains tableaux de gestion dans la colonne Outils.

Pour détruire des documents :

Aucun document ne peut être éliminé sans le visa préalable du directeur des Archives départementales. Tout agent public est responsable pénalement des documents qu'il reçoit ou qu'il crée (code pénal, art. 432-15). Le service qui souhaite détruire des dossiers établit un bordereau d'élimination ; il atteste ainsi que ces documents n'ont plus d'utilité juridique. Vous trouverez dans les outils ci-contres les formulaires à remplir.

Pour verser des documents :

Aucun versement n'est accepté sans transmission préalable d'un bordereau. Il vaut décharge pour le service versant et prise en charge par les Archives départementales. Le service doit rédiger un bordereau de versement identifiant clairement les dossiers afin de faciliter les recherches futures. Vous trouverez dans les outils ci-contre les formulaires à remplir.

Contacts

Des questions ? Besoin d'un conseil ? Contactez notre équipe au 04 76 54 37 81 ou
sur
archives-departementales@isere.fr

Photo de l'équipe collecte 2015

Les Archives au service des administrations et des citoyens

 


Archives départementales de l'Isère : missions et coulisses
envoyé par ISERE-CULTURE.

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Pour les services du Département de l'Isère

  • Tableaux de gestion et circulaires : voir le site Intranet du Département (Moyens généraux/archivage)

Pour les administrations hors Département (Etat, établissements publics...) :

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