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Archiver dans une commune

L'archivage : une obligation légale pour les communes


Les archives des collectivités territoriales, en tant qu'archives publiques, sont soumises à un certain nombre de règles.

Le maire est responsable des archives de sa commune et doit procéder après chaque élection municipale à un récolement, qui permettra de contrôler la présence des documents principaux.
Il doit s'assurer que les locaux de conservation sont sains, qu'aucune archive ne sort des locaux municipaux et qu'aucune élimination n'est faite sans autorisation préalable des Archives départementales.

Pour répondre à ces exigences réglementaires, le maire peut compter sur les Archives départementales qui exercent un rôle de conseil et de contrôle scientifique et technique.

Pour en savoir plus, téléchargez le document « L'Essentiel ... sur les archives communales, n° 98 ».

De nouvelles règles pour la tenue des délibérations et des arrêtés des collectivités locales ont été instituées par le décret n° 2010-783 du 08.07.2010 et par sa circulaire d'application du 14.12.2010.
Pour bien saisir toutes les nouveautés induites par ce décret, les Archives départementales de l'Isère, en lien avec l'association des Maires de l'Isère, ont rédigé une brochure explicative à l'aide d'exemples concrets.

Fusion de communes et de communautés de communes

En ces périodes de fusion de communes et de communautés de communes, les Archives départementales rappellent que le transfert des archives et dossiers d'une structure à une autre doit être assuré dans les meilleures conditions possibles et dans le respect de la réglementation.

Il est bien évident que les documents, même appartenant à une collectivité disparue, ne perdent pas pour autant leur valeur juridique et serviront toujours pour que la nouvelle collectivité et les citoyens puissent prouver leurs droits (acte d'achat de terrain, permis de construire, etc.).

Un guide vous donne des conseils pratiques et cite le triste exemple de Montalieu à ne surtout pas suivre : consulter le guide sur les fusions de communes et de communautés de communes.

Archivage électronique : dématérialisation des flux comptables

La circulaire de la directrice des Archives départementales de l'Isère, en date du 5 août 2014, vient rappeler les obligations réglementaires des collectivités vis-à-vis des archives électroniques qui sont à traiter ni plus ni moins que des archives « papier ».

Consulter la circulaire sur la dématérialisation des flux comptables.

Récolement des archives après les élections municipales

Dessin d'un récolement dans une commune

 

Après leur élection, le maire et le président d'E.P.C.I. doivent remplir obligatoirement un récolement (ou liste) des documents anciens et récents présents en mairie ou au siège social. Ils en prennent ainsi officiellement la responsabilité.

Au-delà de l'aspect réglementaire, le moment du récolement est l'occasion, souvent unique, pour l'élu de vérifier de visu les conditions matérielles dans lesquelles sont conservées les archives anciennes et récentes et leur état de classement. Il pourra, ensuite en toute connaissance de cause mettre en œuvre les mesures nécessaires au bon archivage des dossiers.

Une fiche de conseils pour la rédaction du récolement a été élaborée par les Archives départementales de l'Isère. Elle permettra de remplir au mieux le procès-verbal de récolement (si vous avez des difficultés à ouvrir ce fichier sous Firefox, ouvrez-le sous un autre navigateur). Photo d'un récolement dans une commune

Dématérialisation, archivage électronique : questions/réponses


HELIOS et le PES V2
Les collectivités territoriales, leurs groupements et leurs établissements publics doivent conserver pendant 10 ans toutes les pièces justificatives de leur gestion, au moyen de leur propre système d'information. En aucun cas leur comptable public assignataire ne prend en charge cette obligation d'archivage au moyen de son application Hélios. Les collectivités et établissements publics isérois s'interrogent donc : comment archiver ces flux comptables et être capable de fournir la preuve que ces flux ont bien été transmis au comptable pour paiement ?

Plus largement, la question de savoir si les collectivités ont la possibilité d'éliminer des documents originaux papier après leur numérisation est souvent posée. C'est en effet possible, mais seulement à certaines conditions. Vous trouverez tous les détails dans le vademecum pour un projet de numérisation des dossiers.

Enfin, voici quelques pistes de réflexion pour tous ceux et celles qui se demandent quel archivage mettre en oeuvre pour les données électroniques de leur collectivité.

Plein feu sur les EPCI !


La loi du 16 décembre 2010 portant réforme des collectivités territoriales, qui visait la simplification des structures territoriales et la clarification des compétences et des financements, modifie en profondeur les échelons territoriaux et a des conséquences directes sur les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI).

L'un des grands objectifs de la réforme est que l'ensemble du territoire soit couvert par des structures intercommunales avant le mois de juin 2013. De vastes opérations préparent d'ores et déjà cette échéance : le rattachement des dernières communes isolées, la rationalisation du périmètre des EPCI existants et la suppression des syndicats intercommunaux devenus obsolètes. Le tout s'appuie sur un outil, le schéma départemental de coopération intercommunale, élaboré par le préfet en concertation avec les collectivités concernées et les commissions départementales de coopération intercommunale.

La mise en œuvre de ce schéma départemental de coopération intercommunale entraîne des dissolutions et des fusions de structures pré-existantes, ainsi que la création de structures nouvelles. Dans tous les cas de figure, les archives ne doivent jamais être laissées en déshérence ; leur sort est régi par des dispositions législatives et règlementaires rappelées dans la fiche conseil en cas de dissolution d'un EPCI.

Vous trouverez également ici un tableau de gestion des archives des EPCI ainsi qu'un modèle de procès-verbal de récolement des archives des EPCI.

Sur le terrain


Les effets du passage de l'archiviste chargé des communes :

                                                                       
                  Avant ...                                                                                                       Après.

Le Département de l'Isère a créé en 1987 un poste d'archiviste chargé des archives communales, dit "archiviste intercommunal". Cet archiviste, qui travaille sous l'autorité du directeur des Archives départementales de l'Isère, a pour mission :  

  • d'intervenir directement auprès des communes de l'Isère par des conseils en matière de gestion d'archives (réglementation, classement, élimination, reliure, ...), par des journées d'intervention en mairie pour le classement des documents et la formation du personnel communal. L'archiviste se déplace, à la demande, en mairie pour en plusieurs jours remettre de l'ordre et répertorier les documents communaux. Cette assistance technique est gratuite, la seule condition étant que le secrétaire de mairie participe aux travaux de classement afin de se former à l'archivage.

  • de classer aux Archives départementales les archives centenaires déposées par les communes, en conformité avec le code du patrimoine articles L.212-11 et L.212-12. Il est à noter que les archives communales, en Isère, remontent couramment au XVIIe s., voire même au XVIe s.

  • d'informer, en particulier par le " guide des archives communales ", les amateurs d'histoire locale et les étudiants sur le contenu et sur la richesse des fonds communaux.

Contact


Pour obtenir des renseignements complémentaires, n'hésitez pas à nous contacter au 04 76 54 37 81 ou sur archives-departementales@isere.fr.