CONSERVATION, TRI, ELIMINATION

Les éliminations d'archives communales doivent se faire régulièrement pour éviter l'engorgement des placards. On ne doit procéder à ces éliminations qu'en établissant au préalable un bordereau et en le soumettant pour approbation au visa du directeur des Archives départementales.

Pour en savoir plus, téléchargez la documentation

Pour obtenir des renseignements complémentaires, n'hésitez pas à contacter
Mme Bouilloc, archiviste chargée des archives communales, Archives départementales de l'Isère.
centre Jean-Berthoin, rue Auguste-Prudhomme, 38000 Grenoble, tél. 04.76.54.37.81. - ligne directe : 04.76.54.99.50 - mél : a.bouilloc@cg38.fr

APRES LA VENUE DE L'ARCHIVISTE INTERCOMMUNALE : COMMENT CONTINUER à BIEN ARCHIVER ?

Les grands principes

 * Tenue rigoureuse des dossiers courants

Plus les dossiers courants seront structurés et bien tenus, plus l'archivage sera rapide et facile.
Il faut distinguer au sein d'un même dossier courant : a) les documents propres à l'activité du service (à conserver), b) la documentation, les circulaires, les doublons et les imprimés vierges (à éliminer).
On peut tenir les dossiers courants en fonction des éliminations futures en séparant les documents dans des chemises différentes : par exemple pour les élections mettre dans une chemise les procès-verbaux à conserver et dans une autre les feuilles de dépouillement, les votes par procuration, etc qui sont à éliminer après 5 ans.

* Fermeture au public pour l'archivage

Un jour par an (à fixer à l'avance) suffit pour trier, ranger et tenir à jour le classement.
Durant cette journée consacrée entièrement à l'archivage, le secrétariat de mairie est impérativement fermé au public.
Le temps consacré à l'archivage n'est pas perdu ; bien au contraire, il permettra, dans le futur, de gagner du temps dans les recherches de dossiers.
Annuellement jeter les revues, les catalogues etc ; puis trier une catégorie de dossiers bien précise (une année les élections, l'année suivante l'agriculture, la 3ème année l'instruction primaire, la 4ème année la voirie, la 5ème année la comptabilité, etc), plus des gros dossiers de l'année précédente (construction de bâtiments etc).
On peut ainsi se créer un plan d'archivage annuel [voir modèle]

La pratique

* Un dossier avant d'être archivé (c'est-à-dire répertorié et coté) doit être trié. Il faut au moins jeter les doubles, les imprimés vierges, les instructions périmées. Ne seront répertoriés et cotés que les documents à conserver indéfiniment.
Par exemple pour la chasse, on ne répertoriera et cotera que les registres des permis, qui sont à conserver et on prendra soin d'éliminer après 5 ans (sans leur mettre de cote ni les inscrire sur le répertoire) les demandes de permis, les attestations d'assurance et les circulaires.

* Avant toute élimination, il est impératif de dresser une liste (ou bordereau d'élimination) des documents que l'on se propose de détruire et de l'envoyer à M. le directeur des archives départementales pour obtenir un visa de pilon.

* Les dossiers à conserver indéfiniment sont remis en ordre et regroupés par thème. Leur contenu est à analyser de façon précise de manière à permettre les recherches futures. Les dates extrêmes sont mentionnées.
Par exemple, ne pas se contenter de mettre "Ecole", mais préciser "Ecole des filles.- Construction du préau, 1965-1967".
Pour produire des analyses claires et lisibles, il est indispensable de mettre en premier et en gras le titre principal [l'objet] suivi de la description du contenu [l'action] et des dates extrêmes, comme dans l'exemple ci-dessus.

Ne pas oublier d'expliquer les sigles ("RMI" = revenu minimum d'insertion).

* Chaque dossier reçoit un numéro (c'est-à-dire une cote issue du cadre de classement) que l'on inscrit sur la chemise, au-dessus de l'analyse.
Sur le répertoire, sont reportées les mêmes informations : cote, analyse exacte et dates extrêmes.

* Les boites portent simplement la cote. Elles doivent être remplies par des dossiers se rapportant à la même sous-série (élections, instruction primaire, etc

Les lectures utiles

* "Les archives des petites communes : guide de conservation", édité par le C.N.F.P.T. et la direction des archives de France en 1995, 241 p., prix 130 FF. [à commander aux Editions du C.N.F.P.T., 3 villa Thoréton, 75738 Paris cedex 15, tél. 01.40.60.48.17]
Ce guide expose sous-série par sous-série les documents à conserver, les délais de communication, le contexte administratif et historique et les textes de référence.

* "Les archives c'est simple : guide d'archivage à l'usage des maires et des secrétaires de mairie" édité par l'Association des archivistes français en 2001, 28 p, prix 33 FF (5 euros) [à commander à l'association des archivistes français, 9 rue de Montcalm, 75018 Paris, tél : 01.46.06.39.44, fax : 01.46.06.39.52, www.multimania.com/archivistes]
Ce guide, théorique et pratique, expose les responsabilités du maire, le rôle des archives départementales, la conservation des documents (salle d'archivage, restauration), le classement (gérer ses dossiers, traiter le vrac, trier) et la communication et la mise en valeur.

Modèles

* Exemple de plan d'archivage annuel (à afficher dans le secrétariat)

Tous les ans éliminer les revues, catalogues périmés et archiver les gros dossiers de travaux terminés.

* Bordereau d'élimination

Chasse : demande de permis et attestation d'assurance. 1986-1995
Elections : avis d'inscription, feuilles de dépouillement, procurations. 1987-1995
Etat civil : demande d'acte, avis de mentions marginales. 1977-1995
Recensement militaire : avis d'inscription, signalement d'office. 1990-1995

* Analyse de dossiers (s'inspirer des analyses déjà réalisées dans le répertoire)

Titre principal du dossier en gras [objet].- Sous titre [action]; autre sous-titre [autre action].
Dates extrêmes

Les dates extrêmes sont séparées par un tiret. Quand une virgule sépare 2 dates, cela signifie qu'il n'y a pas de documents entre ces 2 date.

*Schéma directeur d'archivage annuel (S.D.A.U.) : télécharger le document

REGLEMENT POUR LA COMMUNICATION DES ARCHIVES

Les obligations incombant aux lecteurs

1. Chaque lecteur doit être inscrit sur un cahier, avec mention précise de son adresse et de l'objet de sa demande.

2. La consultation des documents exclue la nourriture, la boisson, les bouteilles d'encre. Il est interdit de fumer.

Les conditions de communication

3. Il ne peut être communiquer qu'un registre ou qu'une cote à la fois.

4. Les lecteurs ne se servent pas, mais c'est la personne de surveillance qui apporte le registre ou la cote demandé.

5. L'ordre dans lequel figurent les documents au sein de chaque chemise doit être entièrement respecté. Les vols ou dégradations feront l'objet de poursuites sur la base des art. 254 et 257 du code pénal. Il est interdit d'apporter des mentions quelconques sur les documents.

6. Les communications à domicile sont formellement prohibées

L'étendue des obligations incombant au service

7. Une personne au moins doit surveiller en permanence la salle de consultation des archives

8. Les documents doivent être estampillés et leur état matériel vérifié après chaque consultation

9. L'obligation de communication découlant des lois du 17 juillet 1978 et du 3 janvier 1979 n'entraîne aucun droit à la photocopie. La photocopie des registres reliés est formellement interdite (voir circulaire préfectorale et note AD 1414/3244 du 16 juin 1983).

RELIURE ET RESTAURATION

 La reliure des registres paroissiaux, d'état civil et des délibérations municipales est une nécessité. Elle évite la perte ou le mélange des feuillets.
Si des feuilles se sont détachées du registre, si le document se présente sous forme de cahiers volants, si le papier tombe en miettes, il faut impérativement en interdire la communication au public pour éviter de nouvelles dégradations.

Les registres souffrent actuellement de leur fréquente consultation, souvent pour des recherches généalogiques : le papier se déchire, la reliure casse. A terme, ils peuvent même disparaître et nous ne pourrons plus transmettre ce patrimoine tel qu'il nous est parvenu depuis plusieurs siècles.

Pourtant des mesures peuvent être prises dans le domaine de la prévention et de la restauration.

La prévention

 - Ranger les documents dans un endroit sain, à l'abri de la lumière, de l'humidité et de la poussière.
- Manipuler les registres avec précaution.
- Ne donner à consulter au public que les ouvrages possédant une reliure en bon état.
- Recommander aux lecteurs de ne pas s'accouder sur les registres, de ne pas tourner les pages avec un doigt mouillé, de ne pas manger à proximité.
- Ne pas photocopier les registres car la photocopieuse casse les reliures.

Mais ce qui détériore le plus les registres, c'est leur consultation.

La reliure

 - Dans la plupart des cas, une reliure simple, accompagnée si nécessaire d'une remise en ordre chronologique des actes, suffit amplement.
- Les coins métalliques sont à proscrire, de même que le parchemin végétal, très acide.
- Demander des devis à plusieurs ateliers de reliure différents (Les maisons de reliure doivent se déplacer en marie pour établir des devis. Il ne faut donc pas envoyer les registres par la poste).
- Sur le dos de la reliure, les dates doivent être mentionnées. Les années révolutionnaires (an II à an XIV) ne doivent pas être "traduites" par leur équivalent dans le calendrier grégorien (septembre 1792 à septembre 1806) mais laissées telles quelles.

La restauration (traitements opérés sur le papier)

 - Cette opération ne peut être confiée qu'à des ateliers spécialisés. En effet, certaines "restaurations" (par exemple le thermocollage, interdit depuis janvier 1999 par la circulaire AD/DEP92 du 20 janvier 1999 émanant de la direction des archives de France) peuvent se révéler à terme nuisibles pour les documents. Une grande prudence s'impose donc.
- La restauration ne doit concerner que les feuilles abîmées ; elle est inutile sur les feuilles en bon état.
- pour les pages déchirées: un comblage manuel avec du matériel neutre suffit.
- pour les pages dont l'encre acide a traversé le papier : une désacidification est possible.
- la désinfection est à réserver aux cas très graves de moisissures. En effet, une telle opération fragilise le papier qui pourra se réinfecter encore plus rapidement.

Le micro filmage / le fac-similé

- Malgré une bonne reliure et une bonne restauration, un registre s'il est souvent consulté continuera à s'abîmer. L'idéal est de le retirer de la communication et de proposer des supports de substitution. Il en existe de différents types:
- le microfilm : certaines maisons de reliure et de restauration proposent de microfilmer les registres. La mairie peut également se procurer une copie du microfilm établi aux Archives de l'Isère. La mairie doit alors acquérir un lecteur de microfilms (coût environ 13 000 F HT) ou un lecteur-reproducteur (coût environ :50 000 F HT).
- la microfiche : ce support permet d'utiliser le lecteur de microfiche que les mairies possèdent souvent déjà pour le cadastre.
- le fac-similé : c'est le tirage du microfilm sur papier neutre. Il est relié. Cette solution a l'avantage de proposer au public un document sur papier plus facile de lecture que les microformes. Les photocopies en sont bien sûr interdites.
- le C.D. Rom : des services d'archives commencent à s'équiper.

Conclusion

+ demander des devis à plusieurs maisons de reliure pour faire jouer la concurrence.
+ opter pour une reliure simple ; si restauration il y a, qu'elle soit limitée au strict nécessaire.
+ retirer l'original de la consultation et ne communiquer que la copie de substitution.
+ quand il s'agit de registres anciens, demander l'avis des Archives départementales. Des subventions peuvent être accordées par le Conseil général.

Les adresses utiles

* Archives départementales de l'Isère
centre Jean-Berthoin, rue Auguste-Prudhomme, 38000 Grenoble
service : tél. 04.76.54.37.81 - mél. sce.arc@cg38.fr
archiviste chargée des archives communales, Mme Aurélie Bouilloc : tél. (ligne directe) 04.76.54.99.50 - mél. a.bouilloc@cg38.fr