DEFINITIONS

Qu'est-ce que les Archives?

" Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service, ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité " (loi n° 79-18 du 3 janvier 1979, art. 1).

La notion d'archives est donc indépendante :
- de la date : tous les documents sont considérés comme des archives dès leur élaboration ou leur réception
- de la forme : un document d'archives peut être aussi bien un document manuscrit qu'un texte imprimé ou dactylographié, un plan, une affiche, un fichier
- du support matériel : papier, photographies, documents audiovisuels documents informatiques.

Les trois âges des archives

La conservation des archives répond à un triple intérêt :
- La gestion courante du service : disposer en permanence des informations utiles à son activité
- La justification des droits et intérêts des personnes : conserver les preuves en cas de contestation
- La sauvegarde de la mémoire : constituer les matériaux de l'histoire

A ces trois aspects correspondent les trois âges des archives :

Archives courantes : dossier vivant, conservé dans le bureau

Archives intermédiaires : dossier clos (les affaires ont été traitées) mais conservé à proximité, en raison des prescriptions légales ou d'une éventuelle réouverture.

Archives définitives : les documents dont la valeur administrative est périmée mais qui présentent un intérêt historique sont versés aux Archives départementales pour être archivés indéfiniment.

Les dossiers au bureau

Constitution du dossier

Lors de son ouverture, le dossier doit être identifié par des éléments de base :

- l'intitulé ou titre, qui analyse le contenu
éviter les termes " divers ", " affaires générales ", " correspondance "

- les dates extrêmes (de la plus ancienne à la plus récente)

La tenue du dossier

- Classer chronologiquement les pièces (la plus ancienne dessous)
- Rapprocher les documents qui vont ensemble (par ex. une lettre et sa réponse)
- Eliminer d'emblée les " papiers de corbeille " : brouillons, doubles, invitations, prospectus, formulaire vierge, document reçu pour information

Aspects matériels

- Eviter le ruban adhésif, les trombones, les élastiques, les fermoirs métalliques
- Utiliser pour le rangement des boîtes de 10 cm d'épaisseur (ne pas hésiter à répartir un dossier dans plusieurs boîtes)

Types de classement

- Les dossiers sont en général regroupés par grandes attributions du service : selon leur nature, on peut ensuite utiliser un classement
thématique
alphabétique
géographique
chronologique


Chaque mode de classement a des conséquences sur les recherches ultérieures et sur l'archivage, qui sont à prendre en compte au préalable.
Ex. : les dossiers de personnel, souvent classés par ordre alphabétique, sont à éliminer en fonction de la date, ce qui pose des problèmes lors de la préparation du versement ou de l'élimination.

L'utilisation de chemises de couleur différente pour matérialiser les critères de classement peut faciliter le tri.
Ex : une couleur différente pour chaque année.

L'ARCHIVAGE

Quand archiver?

L'archivage doit se faire régulièrement, en fonction de la façon dont les dossiers s'accroissent.

Ex. : un ensemble de dossiers nominatifs, qui s'accroît régulièrement, est à verser au fur et à mesure ; au contraire, un dossier concernant une affaire ponctuelle sera à verser après clôture de l'affaire

A certaines occasions, un archivage est impératif :

- locaux devenus insalubres
- changement de personnel
- réorganisation d'un service ou changement d'organigramme
- déménagement ou réaménagement des bureaux

Les tris et classements

Le tri

Préalablement au versement, il convient de trier les dossiers en fonction de plusieurs critères, résumés dans un tableau de gestion.
Un de ces critères est la
DUA = DUREE D'UTILITE ADMINISTRATIVE

Il s'agit du délai pendant lequel les documents sont indispensables à l'activité du service et/ou du citoyen pour faire valoir ses droits.

C'est une période de conservation obligatoire des documents.

Elle est définie en fonction des obligations juridiques qui incombent aux services (en particulier les délais de prescription fixés par la loi), mais aussi en tenant compte des besoins d'information nécessaires à la bonne marche des services.

La DUA court :
- soit à partir de l'année de clôture du dossier
- soit à partir d'un événement particulier (arrêté, jugement, décès du bénéficiaire, fin de paiement…)

La DUA est exprimée en années.

Le tableau de gestion

Pour connaître le traitement des archives, on élabore, en étroite collaboration entre l'organisme producteur et l'administration des archives, un tableau de gestion.

Une enquête préalable dans les services permet de connaître
- les attributions du service
- ses procédures administratives
- la nature des documents qu'il produit et reçoit
- la composition type des dossiers
- les modes de classement
- l'existence de doubles collections


Le tableau de gestion est basé sur ces éléments pour déterminer :

La DUA

Le sort final des documents (ces prescriptions n'entrent en vigueur qu'après l'expiration de la DUA) :
- C = conservation définitive et versement aux A.D.
- D = destruction avec visa d'élimination
- T = tri selon des modalités variables
- E = échantillonage


Le tableau est validé par le service producteur et les Archives départementales, ce qui en fait un contrat d'archivage.

Il existe une série de tableaux qui n'ont pas été élaborés à l'échelon local mais entre les administrations centrales : ils constituent alors une réglementation nationale à respecter.

Le tableau de gestion ne remplace pas le visa d'élimination ; toute proposition de destruction indiquée dans le tableau reste à confirmer

Procédure de versement

Préparer le versement

- mettre en ordre les dossiers : vérifier qu'il sont regroupés de façon cohérente selon les différentes activités du service
- S'assurer que le classement (chronologique, alphabétique, thématique…) est bien respecté ; au besoin remettre à leur place les dossiers déplacés
- vérifier que les titres des chemises correspondent à leur contenu et que les dates sont exactes
- conditionner les cartons en boîtes solides (demander conseil aux Archives), et les numéroter de 1 à n ; utiliser d'autres modes de conditionnement pour les formats particuliers : registres, plans, fichiers…

Les boîtes ne sont remplies ni trop ni trop peu. Seul le numéro figure au dos, les autres mentions sont superflues.

Prendre contact avec les Archives Départementales

- Remplir le bordereau de versement et le faire parvenir aux Archives, au besoin dans un premier temps par messagerie
- Après examen du bordereau et éventuellement demande de précisions au service qui l'a rédigé, le directeur des Archives départementales donne son accord pour le versement
- Les Archives contactent le service pour fixer la date du transfert ; ne pas oublier de préciser le lieu (bâtiment, étage, bureau…) où les cartons sont entreposés, et tenir prêts les moyens d'accès aux cartons (clefs, badges, etc.)

Les archives à destination

- Le service des Archives départementales vient chercher les cartons sur place
- Le versement est porté au registre d'entrée
- Après vérification de la cohérence entre le bordereau et les boîtes, le versement est rangé dans les magasins d'archives. Une cote lui est attribuée. Elle contient en principe la lettre W (ex. : 7321 W)
- Le retour au chef du service versant d'un exemplaire dûment signé du bordereau clôt les opérations de versement
Cet exemplaire est conservé par le service et lui sert lors de la consultation des dossiers déposés aux Archives

Le bordereau de versement

Il constitue à la fois :
- une pièce réglementaire
- un instrument de recherche qui permet de demander communication des documents déposés aux Archives

Il importe de le remplir avec beaucoup de soin : de la qualité des indications données par le service versant dépendra la rapidité de la réponse à ses futures demandes de recherche.

Le versement est constitué par l'ensemble des dossiers versés en une seule fois par un service donné : un bordereau correspond donc à un versement.

Comment le remplir ?

La première page du bordereau sert à l'identification du versement
- Le service versant s'identifie avec précision en se situant dans sa hiérarchie
- Le nombre d'articles correspond au nombre de cartons
- Le sommaire reprend les éléments de la description par grands thèmes


La description des dossiers se fait sur les pages suivantes, article par article, en précisant à chaque fois le numéro du carton

Le bordereau doit respecter le plan du classement, et les numéros doivent être dans l'ordre de 1 à n (éviter tout n° bis, ter, quater…)

La description, que l'on appelle aussi analyse, bien que sommaire et résumée, doit être suffisamment claire pour être comprise de toute personne étrangère à l'administration, et suffisamment précise pour que l'on trouve facilement un document

Dans la description doivent figurer :
- l'attribution du service et/ou l'action administrative qui ont donné naissance au document
- le nom des personnes, des organismes ou des lieux concernés
- le type des documents (formulaire, compte-rendu, procès-verbal, facture….)

Certains éléments de la description (généralement les attributions et les actions) sont communs à des suites d'articles : plutôt que de les répéter, il vaut mieux les faire figurer en titres et sous-titres

Les sigles doivent être développés

Les notions floues telles que etc., affaires diverses, affaires générales, divers sont à proscrire car ils ne signifient rien

Il convient de préférence d'employer les termes utilisés dans le tableau de gestion pour rédiger la description

Les dates extrêmes sont la date du document le plus ancien et celle du document le plus récent contenu dans l'article

Aucun versement n'est reçu s'il est dépourvu de bordereau

Préarchivage et éliminations

Le préarchivage

Les documents à stocker au préarchivage correspondent aux archives intermédiaires.

Ces dossiers n'ont plus d'utilité courante mais sont susceptibles d'être réouverts pour diverses raisons. Leur DUA n'est donc pas encore écoulée. Au terme de cette DUA, les documents éliminables seront détruits sur la foi d'un bordereau d'élimination. Ceux qui sont à conserver seront versés aux Archives départementales selon la procédure habituelle.

Le préarchivage n'est pas un débarras : les dossiers qui y sont entreposés doivent être clairement identifiés ; le service auquel ils appartiennent doit en détenir la liste, visée par les Archives départementales, et doit la mettre régulièrement à jour, par des tris et des éliminations.

Les éliminations

Le bordereau d'élimination

Aucun document n'est éliminable sans le visa préalable du directeur des Archives départementales (décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics, art. 6). Ce visa sera accordé sur la foi d'un bordereau d'élimination, énumérant les documents dont la destruction est proposée.

Le bordereau d'élimination contient les éléments suivants :
- service concerné
- description sommaire des documents. Il est inutile de faire le détail boîte par boîte : il suffit d'indiquer le nombre de boîtes et le métrage correspondant
- dates extrêmes
- référence si possible aux textes réglementaires ou aux tableaux de gestion


Le bordereau d'élimination est signé par :
- le chef du service qui a produit les documents, qui atteste ainsi qu'ils n'ont plus d'utilité, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu'à sa connaissance, il n'y a plus de recours possible sur les dossiers concernés
- le directeur des Archives départementales, qui décharge le service de toute responsabilité pour la conservation définitive des documents.

Détruire est un acte irréversible : il faut en garder la trace, et conserver soigneusement le bordereau d'élimination après visa.

La destruction matérielle des documents :

Après obtention du visa d'élimination, elle incombe aux services producteurs des documents.
Pour des raisons de confidentialité, les documents doivent être détruits, par broyage, déchiquetage ou incinération.

LA COMMUNICATION

Consulter les documents archivés

Les documents sont encore conservés dans le bureau ou dans local de préarchivage

à L'emplacement du document doit être marqué par une fiche de remplacement : le fantôme, sur lequel figurent
- la date de l'emprunt
- le nom de l'emprunteur
- l'endroit où le dossier se trouve temporairement


Les documents du service ont été versés aux Archives départementales de l'Isère

à Le service demandeur effectue sa démarche par téléphone, par courrier ou par messagerie en indiquant
- la cote précise figurant sur le bordereau de versement incluant le numéro de carton
- l'analyse (nom de la personne pour un dossier nominatif…)
- l'intitulé précis du service demandeur

Le document parvient au service accompagné d'un bulletin de communication qu'il faut toujours conserver avec lui.

Le retour du document aux Archives de l'Isère, accompagné du bulletin de communication, est impératif à la fin de la consultation.


La consultation est limitée aux documents que le service a lui-même versé. Pour consulter des documents issus d'autres services, il faut l'accord de ces derniers.


Communiquer les documents administratifs au public

Les lois sur l'accès au document administratif

Les droits du citoyen

La loi n° 2000-321 du 12 avril 2000, qui fait suite à la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 permet au citoyen de demander à l'administration la communication des documents administratifs qu'elle détient, quelle qu soit la forme de ces documents mais à condition qu'ils aient atteint leur version définitive.

La protection administrative

Aux termes de la loi du 3 janvier 1979, cette communication est parfois restreinte lorsqu'elle risquerait de :

- nuire au bon fonctionnement des pouvoirs publics

- porter atteinte au secret de la Défense nationale et de la politique extérieure, au secret de la monnaie et du crédit public, à la sûreté de l'Etat et à la sécurité publique

- porter atteinte à un intérêt privé protégé par la loi : secret de la vie privée, des dossiers personnels et médicaux, secret en matière industrielle et commerciale

Un document administratif nominatif ou contenant des informations relatives à la vie privée n'est communicable qu'à la personne concernée.

Un document administratif communicable immédiatement au titre de la loi du 17 juillet 1978 reste communicable lorsqu'il est versé aux Archives départementales.

 

La procédure de dérogation

Lorsqu'un lecteur dépose aux Archives départementales de l'Isère une demande de dérogation afin de pouvoir consulter des documents déjà versés, mais n'ayant pas encore atteint leur délai légal de communicabilité au titre de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, le service versant est contacté.

Un document non communicable au regard des délais peut faire l'objet d'une communication par dérogation, au titre de la même loi. Le service ayant effectué le versement doit alors émettre un avis sur la demande de consultation exceptionnelle des documents et doit, en cas de refus, motiver cette décision.

GLOSSAIRE

le vocabulaire des archives

Analyse : description concise et précise du contenu d'un document ou d'un groupe de documents (dossier).

Archives :

1 - Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité.
Archives courantes : dossiers ouverts ou récemment clos, conservés dans les bureaux pour le traitement des affaires.
Archives intermédiaires : dossiers qui n'étant plus d'usage courant doivent être conservés par l'organisme producteur, essentiellement pour des besoins administratifs ou juridiques.
Archives définitives : documents conservés sans limitation de durée.

2 - Bâtiment où sont conservées et communiquées les archives.

Archives contemporaines : documents produits postérieurement au 10 juillet 1940 et constituant la série W du cadre de classement des Archives départementales.

Article : unité de classement des archives qui se présente généralement sous forme de liasse, de carton, ou de registre et qui est pourvue d'une cote propre. L'article peut réunir plusieurs dossiers, mais un dossier peut aussi correspondre à plusieurs articles.

Bordereau d'élimination : relevé des documents ou des dossiers proposés à la destruction.

Bordereau de versement : relevé détaillé des articles constituant un versement fait aux Archives.

Cadre de classement : schéma rationnel établi pour le classement d'archives par séries, fonds, sous-séries.

Communicabilité : possibilité de communiquer à tout demandeur un document d'archives public selon la législation en vigueur (communicabilité légale) ou selon son état (communicabilité matérielle).

Cote : ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) affecté à chaque article pour le classer et l'identifier.

Dates extrêmes : dates d'ouverture et de clôture d'un dossier.

Dérogation : autorisation nominative exceptionnelle de consulter des documents d'archives publiques non encore communicables au public.

Destruction : opération matérielle d'élimination des documents dont la conservation ne se justifie plus ni administrativement ni historiquement.

Dossier : ensemble des documents réunis ou élaborés pour la conduite et le traitement d'une affaire.

Durée d'utilisation administrative (D.U.A.) : délai, exprimé en années, pendant lequel un document est indispensable à l'activité d'un service, pour des raisons juridiques ou des impératifs de gestion. Durant cette période, le document ne peut être détruit.

Fonds d'archives : ensemble de documents d'archives qu'une personne physique ou morale a rassemblés ou produits dans l'exercice de ses activités.

Plan d'archivage : état typologique et parfois descriptif des dossiers et documents d'un organisme, donnant pour chacun d'eux les règles à observer pour leur conservation et leur communication.

Plan de classement : cadre méthodique établi pour le classement quotidien des dossiers au sein du service. Il doit être logique, simple, précis et évolutif et permettre de retrouver rapidement le document recherché.

Préarchivage : organisation et gestion des archives intermédiaires.

Série W : série réglementaire du cadre de classement des Archives départementales dans laquelle sont classés tous les documents d'archives publiques postérieures au 10 juillet 1940.

Sommaire d'un versement : présentation résumée du contenu d'un versement.

Tableau de gestion : tableau dressant un recensement systématique des documents d'archives produits ou reçus par un service, en précisant pour chacun d'eux la durée d'utilité administrative et le sort final (élimination ou conservation définitive aux Archives départementales).

Visa d'élimination : autorisation d'éliminer des archives donnée par le directeur des Archives départementales.